Alur Pesanan: dari Checkout sampai Pengiriman

Memahami alur pesanan penting untuk dua pihak. Pembeli perlu tahu apa yang harus dilakukan di tiap tahap supaya tidak bingung, dan kamu sebagai pemilik toko perlu tahu apa yang terjadi di balik layar supaya bisa merespons dengan tepat. Artikel ini menelusuri satu pesanan dari awal sampai selesai, dari dua sisi.

Dari sisi pembeli

Semuanya dimulai dari produk. Pembeli membuka .produk atau langsung mengetik kode produk, misalnya .netflix, lalu menekan tombol order pada varian yang diinginkan. Sebelum pesanan dibuat, bot menampilkan ringkasan: nama produk, varian, harga, dan Form Tambahan yang kamu isi. Untuk produk dinamis, jumlah stok tersisa ikut tampil di sini.

Di ringkasan ini pembeli punya tiga pilihan: lanjutkan, masukkan kode promo, atau batalkan. Kalau punya voucher, kode dimasukkan di tahap ini, dan ringkasan langsung diperbarui dengan potongan dan total baru. Setelah menekan lanjutkan, bot menerbitkan invoice berisi nomor pesanan, rincian harga, dan metode pembayaran yang kamu daftarkan lewat .addpayment.

Invoice berlaku 15 menit. Dalam waktu itu pembeli harus membayar dan mengirim bukti transfer. Cara mengirimnya penting dan sering salah: bukti harus berupa gambar yang dikirim dengan membalas (reply) pesan invoice. Bot mengenali pesanan lewat pesan yang dibalas itu, jadi gambar yang dikirim tanpa reply tidak akan terhubung ke pesanan mana pun. Setelah gambar masuk, bot meminta pembeli memastikan gambarnya benar. Kalau salah, pembeli bisa mengganti gambar sebelum mengirimkannya ke owner.

Setelah pembeli menekan konfirmasi, status pesanan berubah menjadi Menunggu Konfirmasi, dan pembeli tinggal menunggu. Pada tahap ini pesanan tidak bisa lagi dibatalkan oleh pembeli, karena bukti transfernya sudah ada di tanganmu.

Dari sisi owner

Bukti transfer masuk ke chat owner berikut data pesanan dan dua tombol: Terima dan Tolak. Kalau kamu punya lebih dari satu owner, notifikasinya masuk ke semua. Yang pertama menekan tombol menentukan hasilnya, karena bot mengunci pesanan supaya tidak bisa diterima dua kali. Owner yang menekan belakangan hanya mendapat pemberitahuan bahwa pesanan sudah diproses.

Menekan Terima menghasilkan hal berbeda tergantung tipe produk. Pada produk dinamis, bot mengambil satu item dari stok varian itu dan mengirimkannya ke chat pribadi pembeli. Kalau pesanan dibuat di grup, pembeli diberi tahu di grup bahwa datanya sudah dikirim ke chat pribadi. Pada produk statis, pembeli hanya menerima pemberitahuan bahwa pesanannya sedang diproses, dan kamu yang mengirim hasilnya secara manual.

Menekan Tolak membuka daftar sembilan alasan siap pakai. Alasannya dibagi dua kelompok: masalah pembayaran (misalnya nominal tidak sesuai atau bukti tidak valid) dan masalah produk atau toko. Tidak ada yang cocok? Pilih alasan kustom lalu tulis sendiri, dengan panjang 3 sampai 200 karakter. Pembeli menerima notifikasi berisi alasannya, jadi ia tahu apa yang harus diperbaiki, bukan sekadar mendapat kabar "ditolak".

Dua perlindungan bawaan patut diketahui. Pertama, kalau stok varian habis tepat saat kamu menekan Terima, bot memberi tahu dan stok tidak terpakai. Kedua, kalau bot gagal mengirim data ke chat pribadi pembeli, stok tidak berkurang dan pesanan tetap menunggu, sehingga kamu bisa mencoba lagi.

Status pesanan

Sebuah pesanan melewati beberapa status: menunggu pembayaran, menunggu konfirmasi, sukses, dibatalkan, atau kedaluwarsa. Pembeli bisa melihat riwayatnya lewat .history, dengan filter statis, dinamis, atau semua. Pesanan yang tidak dibayar dalam 15 menit otomatis menjadi kedaluwarsa. Kuota voucher yang terpakai di pesanan yang batal, kedaluwarsa, atau ditolak dikembalikan, jadi pembeli tidak kehilangan kesempatan memakai voucher yang sama.

Ketika toko tutup

Tidak semua orang bisa online sepanjang hari, dan Neromatic punya cara untuk itu. Ketik .toko tutup saat kamu offline dan .toko buka saat kembali. Tanpa tambahan apa pun, .toko menampilkan status saat ini. Statusnya tersimpan di config.js, jadi tetap berlaku setelah bot dimulai ulang.

Saat toko tutup, pembeli yang mencoba order tidak ditolak mentah-mentah. Bot menjelaskan bahwa toko sedang tutup dan pembayaran baru dikonfirmasi setelah toko buka, lalu menanyakan apakah pembeli tetap ingin lanjut. Kalau ia memilih lanjut, pesanan berjalan seperti biasa dan menunggumu. Kalau ia memilih tidak, bot menawarkan untuk memberi kabar begitu toko buka. Kamu menerima pemberitahuan bahwa ada pelanggan yang minta diinfokan.

Saat kamu mengetik .toko buka, semua pelanggan yang tadi mendaftar diberi tahu otomatis. Pesannya dikirim dengan jeda 5 detik antar pelanggan supaya aman dari pembatasan WhatsApp. Kamu langsung mendapat balasan yang menyebutkan jumlah penerima dan perkiraan lamanya, lalu laporan jumlah yang terkirim dan gagal setelah selesai. Yang gagal tetap di daftar dan dicoba lagi pada pembukaan berikutnya. Kalau kamu menutup toko lagi di tengah proses, pengiriman berhenti dan sisanya tetap menunggu.

Tips menjalankan alur ini

Kecepatan menekan Terima adalah faktor terbesar kepuasan pembeli, karena mereka menunggu di sisi lain layar dengan uang yang sudah keluar. Kalau kamu tidak bisa memantau terus, tutup toko saat benar-benar tidak sedia. Pembeli yang tahu tokonya tutup lebih sabar daripada pembeli yang tidak mendapat respons.

Kalau ada pembeli yang bukti transfernya tidak muncul di chat owner, pertanyaan pertama yang perlu diajukan adalah: apakah gambar itu dikirim dengan membalas pesan invoice? Itu penyebab yang paling sering.